Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

IJkmaat B.V. is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring staan. Je kunt ons bereiken via:

‍

• IJkmaat B.V., Oranjesingel 60, 6511 NX Nijmegen
• KvK-nummer: 42150855

• Telefoon: +31 (0) 24 700 98 92
• Algemene vragen: hallo@ijkmaat.nl
• Privacyvragen en verzoeken: privacy@ijkmaat.nl

2. Twee rollen

We werken in twee verschillende rollen met persoonsgegevens.

‍

We zijn zelf verantwoordelijk als we bepalen waarom en hoe we gegevens gebruiken. Dat geldt voor het samenstellen van je jaarrekening, het verzorgen van je belastingaangiften, het cliëntenonderzoek dat de wet ons verplicht, onze eigen klant- en factuuradministratie en contact via onze website. Daarover gaat deze privacyverklaring.

‍

We zijn verwerker als we gegevens verwerken in opdracht van jou als ondernemer. Denk aan het bijhouden van je boekhouding, met daarin gegevens van jouw klanten en leveranciers, en de salarisadministratie van je personeel. Jij bepaalt dan wat er met die gegevens gebeurt; de afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst. Ben je werknemer, klant of leverancier van een van onze opdrachtgevers? Dan is die opdrachtgever je aanspreekpunt voor vragen over je gegevens.

3. Welke gegevens gebruiken we, waarvoor en hoe lang?

We gebruiken alleen de gegevens die we nodig hebben voor het doel. Per doel zie je hieronder welke gegevens dat zijn, op welke grondslag we ze gebruiken en hoe lang we ze bewaren.

‍

• Contact via de website, telefoon of e-mail. Neem je contact met ons op of plan je een kennismaking, dan gebruiken we je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht om je vraag te beantwoorden. Plan je een kennismaking, dan doe je dat via Calendly, een dienst die we gebruiken om afspraken in te plannen. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. Word je geen klant, dan verwijderen we je gegevens uiterlijk een jaar na het laatste contact.
• Offerte, opdracht en facturatie. Voor de offerte, de opdracht en onze facturen gebruiken we je naam, adres, contactgegevens, bedrijfsgegevens zoals je KvK- en btw-nummer, je IBAN en je betaalgegevens. Dat is nodig om de overeenkomst met je uit te voeren. Omdat de fiscale bewaarplicht geldt, bewaren we deze gegevens 7 jaar na het einde van het boekjaar.
• Samenstellen van je jaarrekening. Hiervoor gebruiken we de financiële gegevens van je onderneming en, waar nodig, van jou als eigenaar of bestuurder, zoals privé-opnamen, stortingen en je rekening-courantpositie. Dat is nodig om de overeenkomst uit te voeren. We bewaren deze gegevens 7 jaar na afronding van de opdracht.
• Belastingaangiften. Voor aangiften zoals inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en btw gebruiken we je BSN, geboortedatum, adres, inkomens- en vermogensgegevens, aftrekposten en, waar nodig, gegevens van je fiscale partner en kinderen. Dat is nodig om de overeenkomst uit te voeren; voor je BSN geldt een wettelijke grondslag voor fiscale doeleinden. We bewaren deze gegevens 7 jaar na het einde van het belastingjaar.
• Cliëntenonderzoek (Wwft). De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht ons om te weten met wie we zakendoen. Daarvoor leggen we je naam, geboortedatum, adres en een kopie van je identiteitsbewijs vast, en gegevens over de uiteindelijk belanghebbende (UBO) en, waar nodig, de herkomst van middelen. Deze gegevens bewaren we 5 jaar na het einde van onze zakelijke relatie, zoals de wet voorschrijft.
• Sollicitaties. Solliciteer je bij ons, dan gebruiken we je cv, motivatie, contactgegevens en aantekeningen uit gesprekken om je sollicitatie te beoordelen. We verwijderen deze gegevens 4 weken na afloop van de procedure, tenzij je ons toestemming geeft ze een jaar te bewaren.
• Websitebezoek. Bij een bezoek aan onze website slaat onze hostingpartij technische gegevens op, zoals je IP-adres en browsergegevens. Dat is nodig om de site veilig en bereikbaar te houden; dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. We plaatsen zelf geen analytische of marketingcookies. Op de pagina waar je een kennismaking plant, kan Calendly eigen cookies plaatsen (zie par. 5)
• Gevoelige gegevens. Bij een aangifte inkomstenbelasting kunnen aftrekposten, zoals specifieke zorgkosten, gezondheidsgegevens bevatten. Die gebruiken we alleen voor de aangifte en verder nergens voor. Je BSN gebruiken we alleen waar de wet dat toestaat, zoals voor aangiften en het cliëntenonderzoek.

4. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, als jij daarom vraagt of als de wet ons verplicht.

‍

• Overheidsinstanties: de Belastingdienst (aangiften) en de Kamer van Koophandel (deponeren van de jaarrekening).
• Partijen op jouw verzoek: bijvoorbeeld je bank of financier, of een fiscalist naar wie we je doorverwijzen.
• FIU-Nederland: als de Wwft ons verplicht een ongebruikelijke transactie te melden. Over zo'n melding mogen we je wettelijk niet informeren.
• Leveranciers die ons helpen: zoals Exact (boekhoud- en fiscale software), Autoboeker (klantendashboard en factuurverwerking), Microsoft (e-mail en documentopslag), Mailerlite (verzenden van e-mails aan klanten), Calendly (afspraken inplannen), Anthropic (AI-assistent Claude, zakelijk abonnement) en Hetzner (hosting van koppelingen, indien ingezet). Met deze partijen hebben we afspraken over de beveiliging en geheimhouding van je gegevens.

‍

Buiten de Europese Economische Ruimte (EER). We verwerken gegevens zoveel mogelijk binnen de EER. Bij Microsoft kan doorgifte naar de Verenigde Staten voorkomen, bijvoorbeeld bij ondersteuning. Microsoft is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework en gebruikt daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Calendly verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Calendly is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework en valt terug op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als dat framework zou vervallen. Anthropic verwerkt gegevens in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van onze verwerkersovereenkomst met Anthropic. Mailerlite slaat gegevens op in de Europese Unie. Doorgifte naar de Verenigde Staten kan voorkomen; daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die onderdeel zijn van onze verwerkersovereenkomst met Mailerlite.

‍

Gebruik van AI. We gebruiken de AI-assistent Claude van Anthropic om ons werk te ondersteunen, bijvoorbeeld bij het verwerken van administratieve gegevens en e-mail. We gebruiken daarvoor uitsluitend een zakelijk abonnement. Anthropic verwerkt je gegevens dan als onze verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst, en gebruikt ze volgens haar zakelijke voorwaarden niet om AI-modellen te trainen. AI neemt bij ons geen beslissingen over jou: wat de AI voorstelt, controleert altijd een medewerker. Onze medewerkers zijn geïnstrueerd in verantwoord gebruik van AI, en voor klantgegevens gebruiken we nooit persoonlijke of gratis AI-accounts.

5. Beveiliging en cookies

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Zo is tweefactorauthenticatie ingeschakeld op onze systemen, werken we op laptops van IJkmaat en wisselen we documenten met klanten uit via beveiligde omgevingen in plaats van gewone e-mail. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er iets misgaat? Meld het via privacy@ijkmaat.nl.

‍

Onze website plaatst zelf alleen functionele cookies die nodig zijn om de site veilig en goed te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig. Op de pagina waar je een kennismaking plant, is de planner van Calendly ingesloten. Calendly kan daar eigen cookies plaatsen. Meer daarover lees je in de privacy- en cookieverklaring van Calendly.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien
• onjuiste gegevens te laten corrigeren
• je gegevens te laten verwijderen
• de verwerking te laten beperken
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• je toestemming in te trekken als we gegevens op basis van toestemming gebruiken

‍

Soms kunnen we een verzoek niet (helemaal) uitvoeren, bijvoorbeeld omdat de fiscale bewaarplicht of de Wwft ons verplicht gegevens te bewaren. Dan leggen we uit waarom.

‍

Stuur je verzoek naar privacy@ijkmaat.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Stuur ons daarvoor geen kopie van je identiteitsbewijs zonder dat we erom vragen.

‍

• Klacht indienen. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.‍
• Wijzigingen. We passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.‍
• Vragen? Mail naar privacy@ijkmaat.nl of bel +31 (0) 24 700 98 92.

‍