Alle vragen op een rijtje

Bij een traditioneel kantoor lever je cijfers aan en hoor je maanden later hoe het zat. Bij IJkmaat krijg je jouw eigen finance afdeling: wij richten je administratie zó slim in dat je cijfers niet verstopt zitten in rapporten, maar zichtbaar en actueel leven in je organisatie. Zo houden wij ruimte over voor waar het écht om draait: persoonlijke aandacht, proactief meedenken en advies dat richting geeft. Korte lijnen, lange samenwerkingen.

Met een slim ingerichte administratie en slimme automatisering. Facturen en transacties worden soepel verwerkt, btw-aangiftes lopen op tijd, en via je eigen login duik je direct de boekhouding in. Zo werk je altijd met actuele cijfers, heldere inzichten en wordt finance een stuurkracht die richting geeft, in plaats van een stapel achterstallig papierwerk.

Dat je van ons hoort vóórdat je het vraagt. Je winst loopt harder dan verwacht en je voorlopige aanslag klopt niet meer. Je nadert het punt waarop een BV interessant wordt. Je debiteuren lopen op. Je hebt geïnvesteerd en dat kan fiscaal slimmer. Omdat je cijfers actueel zijn, zien we het terwijl je er nog iets aan kunt doen en niet pas elf maanden later.

Juist. Elke klant heeft één vaste verantwoordelijke die je bedrijf en je cijfers door en door kent. Maar je mail komt binnen bij het hele team. Kan je vraag meteen beantwoord worden, dan gebeurt dat. Ook als jouw vaste contactpersoon die dag niet op kantoor is. Is het specifieker, dan hoor je direct wie ernaar kijkt en wanneer. Je zit dus nooit dagen te wachten op één postvak.

Waar het veilig en betrouwbaar kan, ja. Denk aan het herkennen en verwerken van facturen en bonnen: werk dat een mens uren kost en waar weinig denkwerk in zit. Die gewonnen tijd gaat naar jou, naar meekijken en meedenken. De grens is helder: een mens controleert, en we laten geen AI beslissen over zaken waar je fiscale positie van afhangt. We werken alleen met tools waarvan we precies weten hoe ze met je gegevens omgaan.

Ja, en je hoeft niet te wachten tot januari. We zetten je boekhouding terug tot 1 januari van het lopende jaar, zodat je administratie over het hele jaar in één systeem staat. Geen knip halverwege, geen gepuzzel bij de jaarcijfers en geen gedoe als de Belastingdienst ooit vragen stelt. Je cijfers lopen gewoon door alsof je er altijd al zat. Wat dat kost spreken we vooraf af, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Je zegt je huidige kantoor op en laat de rest aan ons over. Wij nemen contact op met je oude boekhouder en vragen op wat we nodig hebben: de administratie tot nu toe, de cijfers van vorig jaar en de onderliggende bestanden. Dat is heel gebruikelijk en gebeurt in de regel zonder enig gedoe. Jij hoeft dus geen ongemakkelijk gesprek te voeren of achter documenten aan te bellen. Wij regelen de overdracht, richten je administratie opnieuw in en laten je weten zodra je erin kunt.

Dan ben je in goed gezelschap. De meeste ondernemers komen bij ons juist omdat het níet loopt, niet omdat alles al perfect is. We beginnen met opruimen en opnieuw inrichten, en we zeggen je vooraf wat dat kost. Geen verrassing achteraf. Het enige wat we van je vragen: vanaf nu houden we alles netjes bij. Wij creëren de structuur, jij hoeft hem alleen nog te gebruiken.

Wij werken standaard met de boekhoudsoftware van Exact Online, maar daar merk jij als ondernemeing weinig van; jij hoeft niet zelf te boekhouden. Je uploadt je facturen en bonnen, en verder kijk je mee in je cijfers wanneer je wilt. Wat je nu gebruikt, maakt voor de overstap dus niet uit. Wij zetten je administratie over en jij krijgt je eigen login. Geen cursus nodig, geen avonden achter je laptop.

Neehoor, helemaal niet. Lever je snel aan wat we nodig hebben, dan verwerken we het vaak nog dezelfde dag en doen we de aangifte gewoon op tijd. Een naderende deadline is dus geen reden om de overstap uit te stellen maar eerder een reden om hem nu te maken, zodat je er de volgende keer helemaal geen omkijken meer naar hebt.

Vaak eerder dan je denkt. De oude vuistregel "vanaf een ton winst" klopt al een paar jaar niet meer: de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling worden flink afgebouwd, waardoor het omslagpunt elk jaar verder zakt. Maar er is een doorslaggevende factor die online bijna altijd wordt overgeslagen: je salaris als DGA.

‍

Werk je voor je eigen BV, dan moet je jezelf als DGA (directeur-grootaandeelhouder) een marktconform salaris uitbetalen. Er geldt hiervoor een wettelijke regel, het zogenaamde minimum DGA-salaris. Veel rekenmachines doen alsof dat bedrag altijd volstaat, maar dat klopt meestal niet. Zou je bijvoorbeeld in loondienst fors meer verdienen, dan ligt je salaris als DGA ook hoger, en dat verschuift het omslagpunt behoorlijk.

‍

Het antwoord op deze vraag is dus echt persoonlijk: twee ondernemers met dezelfde winst kunnen een totaal verschillend advies krijgen. Daarom beginnen we altijd met jouw situatie, niet met een vuistregel.

Nee, en vaak niet eens de belangrijkste. Met een BV beperk je je aansprakelijkheid: gaat het onverhoopt mis, dan staat je privévermogen niet in de vuurlinie. Daarnaast maakt een BV je bedrijf klaar voor wat komt: een compagnon laten instappen, personeel binden, of je onderneming later verkopen.

‍

Sommige opdrachtgevers werken zelfs alleen met BV's. We zien dan ook regelmatig ondernemers voor wie de BV fiscaal nog niet uit kan, maar die om die andere redenen tóch de stap zetten. Ook dat kan een prima keuze zijn, als je maar weet wat je doet.

Ja, maar hoe ver je terug kunt, hangt af van de route die je kiest. Er zijn er grofweg drie, en ze verschillen flink in kosten, gevolgen en termijn.

‍

Activa-passiva transactie. Je verkoopt je onderneming aan je eigen BV. De eenvoudigste en goedkoopste route: weinig papierwerk, snel geregeld. Je rekent in de inkomstenbelasting wel af over de meerwaarde van je onderneming (stakingswinst), en die afrekening komt direct. Terugwerkende kracht is niet mogelijk.

‍

Ruisende inbreng. Je brengt je onderneming in tegen uitreiking van aandelen. Je rekent ook hier af over de stakingswinst, maar die belasting kun je eventueel grotendeels uitstellen door de opbrengst in een lijfrente te storten. Je begint in de BV met een schone lei, wat later voordelig kan uitpakken. Er komt meer papierwerk bij kijken, zowel bij de notaris als bij de ondernemer. De kosten liggen dus een stuk hoger. Bij een ruisiende inbreng geldt een terugwerkende kracht van maximaal drie maanden.

‍

Geruisloze inbreng. Je rekent nu niets af: de belastingclaim verhuist mee naar de BV. Aantrekkelijk als je veel stille reserves of goodwill hebt en niet wilt afrekenen. Daar staat tegenover dat je aan voorwaarden vastzit, waaronder het aanhouden van je aandelen gedurende drie jaren, en dat deze route het meeste werk en dus de hoogste kosten met zich meebrengt. Het voordeel: de terugwerkende kracht gaat hier tot maximaal negen maanden.

‍

Die terugwerkende kracht regel je door vooraf een intentieverklaring te laten registreren bij de Belastingdienst. Daarmee gaat de omzetting fiscaal in op een eerdere datum, ook als de notaris pas later langskomt. En daar zit precies de valkuil: wil je per 1 januari over, dan is de deur bij een ruisende route al eind maart dicht, terwijl je bij een geruisloze inbreng tot in het najaar de tijd hebt. Een paar weken te laat kan dus betekenen dat je een heel jaar moet wachten.

‍

Welke route voor jou het gunstigst is, hangt af van je stille reserves, je goodwill, wat je met de opbrengst wil doen en hoe lang je de BV wil aanhouden. Wij zetten ze naast elkaar met de cijfers erbij, zodat je kiest op basis van wat het oplevert en niet op basis van wat het makkelijkst klinkt.

‍

Bij een holdingstructuur richt je twee BV's op: een holding waarvan jij de aandelen houdt, en daaronder een werkmaatschappij waarin je onderneming draait. Het idee is simpel: het risico zit beneden, je vermogen zit boven. Winst kun je belastingvrij naar je holding halen (de deelnemingsvrijstelling), zodat je opgebouwde geld niet meerisico loopt als het in de werkmaatschappij misgaat. En verkoop je later je bedrijf, dan is die verkoopwinst in de holding onder voorwaarden ook onbelast.

‍

Voor de meeste ondernemers is dit de standaardroute. Bij een kleine start of een tijdelijke structuur kan één BV genoeg zijn, maar dat bespreken we vooraf. Achteraf een holding tussenschuiven is namelijk een stuk lastiger.

De hele route, van berekening tot je eerste aangifte vennootschapsbelasting. We beginnen met de vraag óf het voor jou verstandig is en welke route dan het gunstigst uitpakt. Is dat helder, dan stellen wij de stukken op die daarbij horen: intentieverklaring, inbrengbeschrijving, openingsbalans.

‍

We schakelen met de notaris die de akten passeert, we richten je administratie opnieuw in, regelen de aanmelding bij de Belastingdienst en zorgen dat je salaris als DGA klopt. Jij hoeft vooral aan te leveren en te tekenen. En zodra de BV draait, verandert er voor jou weinig: je logt in op dezelfde plek, je cijfers lopen door, en wij blijven meedenken.

Meer dan de meeste ondernemers denken. Werk je voor je eigen BV, dan moet je jezelf een salaris uitbetalen dat past bij het werk dat je doet. Dat heet de gebruikelijkloonregeling.

‍

Er geldt een wettelijk minimum, maar dat is geen standaardantwoord: verdient iemand in een vergelijkbare functie fors meer, dan ligt jouw salaris ook hoger. En soms mag het juist lager, bijvoorbeeld als je BV net begint, een mager jaar heeft gehad of bewust geld nodig heeft voor investeringen. Wat het argument ook is, de onderbouwing is wat telt.

‍

Precies daar helpen wij bij: we bepalen samen een bedrag dat klopt én verdedigbaar is, zodat je niet te veel belasting betaalt en geen discussie krijgt met de Belastingdienst. Dat salaris betaal je jezelf via een echte loonadministratie, met elke maand een loonstrook en een aangifte loonheffingen. Dat regelen wij, zodat het op tijd en goed gebeurt.

Het geld in je BV is niet automatisch jouw geld, dus je moet het er op de juiste manier uit halen. Dat kan kort gezegd op drie manieren.

‍

Om te beginnen je salaris. Dat is meestal geen vrije keuze: je bent doorgaans verplicht jezelf een marktconform salaris uit te betalen. Te laag uitbetalen om belasting te besparen werkt niet en levert je vroeg of laat een correctie op. Dit is dus altijd de eerste stap.

‍

Blijft er daarna winst over, dan kun je dividend uitkeren. Dat gaat eerst naar je holding en vanuit daar naar privé. Vaak gunstiger dan alles als loon opnemen, maar er is één harde voorwaarde: je BV moet haar rekeningen wel gewoon kunnen blijven betalen. Geld uitkeren dat de BV nog nodig heeft, mag dus niet.

‍

De derde manier is geld lenen van je eigen BV, in kleine maten via de rekening-courant. Dat mag, maar de Belastingdienst kijkt hier scherp mee. Loopt je schuld op zonder dat je hem afbetaalt, dan kan die alsnog als dividend worden behandeld en daarmee worden belasting met een naheffing tot gevolg. Gebruik het dus voor tijdelijke opnames, niet als extra inkomen.

‍

De verdeling tussen salaris en dividend is een van de mooiste knoppen om aan te draaien. Wij rekenen het jaarlijks voor je door, zodat je niet in december hoeft te kijken wat er nog kan.

‍

Ja, en dat tweede wordt vaak vergeten. Elke BV maakt jaarlijks een jaarrekening op. Een verkorte versie daarvan gaat naar de Kamer van Koophandel, waar hij openbaar is. Geen zorgen: bij een kleine BV gaat het om beperkte gegevens, dus je omzet ligt niet op straat.

‍

Daarnaast doet je BV aangifte vennootschapsbelasting. Aan die verplichtingen hangen deadlines, en te laat deponeren is niet zonder risico. Mocht je BV namelijk ooit failliet gaan, dan kan het dat je als bestuurder persoonlijk wordt aangerekend. Bij ons hoef je die data niet te onthouden: wij stellen de jaarrekening op, deponeren hem en verzorgen de aangifte.

Je bent in dienst bij je holding, maar je werk gebeurt in de werk-BV. Daarom stuurt je holding een factuur naar de werk-BV voor jouw inzet: de managementvergoeding. Zo stroomt de winst naar boven en kan je holding je salaris betalen.

‍

Je legt dat vast in een managementovereenkomst tussen de twee BV's, en op de factuur wordt btw gerekend. In de praktijk gaat het hier vaak mis: geen overeenkomst op papier, facturen die niet of onregelmatig verstuurd worden, of een bedrag dat uit de lucht is gegrepen. Bij een controle levert dat gedoe op. Wij zetten de overeenkomst op, bepalen een onderbouwd bedrag en zorgen dat de facturen ook echt lopen.

‍

Op papier best veel, in de praktijk merk jij er weinig van. Je hebt twee administraties in plaats van één, met facturen tussen je holding en je werk-BV. Er komt een loonadministratie bij voor je eigen salaris. En in plaats van alleen een aangifte inkomstenbelasting krijg je een jaarrekening en een aangifte vennootschapsbelasting.

‍

Klinkt als een hoop, en dat is het ook. Daarom richten wij het zo in dat het grotendeels vanzelf loopt. Jij levert aan en kijkt mee in je cijfers, wij zorgen dat alles klopt en op tijd de deur uit gaat. Wat er vooral verandert, is dat er aan meer knoppen te draaien zijn: hoe je loon en dividend verdeelt, wanneer je investeert, wat je in de holding laat staan. Precies het soort keuzes waar we graag over meedenken.

Meer dan een contract tekenen, maar het valt goed te overzien als je het in de juiste volgorde doet.

‍

Je meldt je aan als werkgever bij de Belastingdienst, je stelt een arbeidsovereenkomst op die klopt, en je zet een salarisadministratie op zodat er elke maand een loonstrook is en de loonheffingen worden afgedragen.

‍

Daarnaast regel je de verzekeringen die erbij horen, en check je iets wat veel startende werkgevers overslaan: of je onder een cao of een verplicht pensioenfonds valt. Die laatste twee kunnen je flink geld kosten als je ze mist. Bij ons loop je die stappen niet alleen: we zetten het samen op, zodat je vanaf dag één goed zit.

‍

Dat moet je echt uitzoeken vóórdat je iemand aanneemt. In veel branches geldt een cao die algemeen verbindend is verklaard. Die geldt dan óók voor jou, ook als je nergens lid van bent en er nooit iets over hebt gehoord.

‍

Datzelfde geldt voor bedrijfstakpensioenfondsen: in sommige sectoren ben je verplicht aangesloten zodra je personeel hebt. Niemand stuurt je daar een brief over. En dat is precies het risico: kom je er jaren later achter, dan kun je een naheffing krijgen met terugwerkende kracht, inclusief achterstallig loon en premies. Dat loopt zomaar in de tienduizenden euro's.

‍

Wij kijken daarom altijd eerst of er voor jouw activiteiten een cao of verplicht pensioenfonds geldt. Liever vijf minuten uitzoeken dan vijf jaar terugbetalen.

Een stuk meer dan het brutoloon dat je afspreek. Reken grofweg met een flinke opslag daarbovenop. Daar zitten de premies werknemersverzekeringen in, vakantiegeld, opbouw van vakantiedagen, mogelijk pensioenpremie en een verzuimverzekering.

‍

En dan is er nog de tijd die je kwijt bent aan inwerken en begeleiden, die niet op een factuur staat maar wel echt is. Wij rekenen het vooraf voor je door, zodat je weet wat een medewerker per maand kost en wat je moet omzetten om hem terug te verdienen. Dat is meteen het moment om te kijken naar je uurtarief of je marges: personeel aannemen is pas leuk als het aan de voorkant klopt.

‍

De werkkostenregeling bepaalt welke kosten een werkgever voor haar personeel mag maken, en wanneer hier belasting over betaald moet worden. Als eerste bestaan er gerichte vrijstellingen voor zaken die je sowieso onbelast kunt vergoeden, zoals reiskosten, een telefoon of laptop, en scholing. Voor de kosten die niet zijn vrijgesteld, is de vrije ruimte van de WKR in het leven geroepen. Deze vrije ruimte is bedoeld voor onbelaste extra's die je aan je werknemers kunt geven: een kerstpakket, een fiets, een teamuitje.

‍

De hoogte van de vrije ruimte wordt bepaald op basis van een percentage van je totale brutoloonsom. Over de eerste € 400.000,- loonsom geldt een percentage van 2,00%, over alles daarboven 1,18%. Bij een loonsom van € 200.000,- heb je dus zo'n € 4.000,- aan vrije ruimte. Genoeg voor een kerstpakket en een uitje, maar niet onbeperkt. Blijf je binnen die ruimte, dan kost het je als werkgever niets extra. Ga je eroverheen, dan betaalt de werkgever (meestal BV) over het meerdere een eindheffing van 80%. Dat is geen boete, maar het is wel prijzig: vergoed je € 1.000,- te veel, dan betaal je daar bovenop nog € 800,- belasting. Daarom kijken wij gedurende het jaar met je mee, en kijken we aan het eind van het jaar of je misschien nog iets over hebt. Zo voorkom je een onverwachte eindheffing, maar ook dat je een mooie kans om te investeren in het team laat liggen.

‍

Eén misverstand willen we er alvast uithalen: veel DGA's zonder personeel denken dat ze via de WKR de lunch of het avondeten op de zaak kunnen kopen. In de praktijk pakt dat bijna altijd anders uit. Voor maaltijden geldt namelijk een vast bedrag dat als loon wordt gezien (bijtelling), en je vrije ruimte is met alleen een DGA-salaris beperkt. Zonde om daar je ruimte aan op te maken. Wij kijken mee wat er in jouw situatie wél slim is.

‍

Bedragen en percentages gelden voor belastingjaar 2026.

‍

De uitvoering besteden we uit aan een vaste salarispartner, het advies doen we zelf. In de praktijk merk je daar weinig van: je regelt alles via ons, wij zorgen dat de loonstroken en aangiftes kloppen en op tijd de deur uit gaan, en jij hebt er geen extra aanspreekpunt bij.

‍

Waar wij het verschil maken is de kant die ertoe doet: de hoogte van je DGA-salaris, de cao- en pensioencheck, wat een medewerker je kost en hoe je slim omgaat met vergoedingen. Dat zijn de keuzes waar geld in zit. Het uitdraaien van loonstroken is vooral uitvoering, en dat hebben we bewust bij een partij neergelegd die daar goed in is.

‍